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Les différents statuts de couleur dans Skype Entreprise permettent à vos contacts de savoir quand vous êtes absent du bureau et votre niveau de disponibilité. Si vous avez besoin de savoir comment faire, nous vous le montrerons dans cet article.

Tout d'abord, nous allons vous expliquer comment définir une absence du bureau avec des réponses automatiques dans Windows 10 ; puis comment inclure plus d'informations en définissant votre disponibilité dans Skype. De plus, étant donné que la version Mac de Skype Entreprise n'obtient actuellement pas d'informations sur le calendrier Outlook, nous vous montrerons les étapes d'une solution de contournement.

Option 1 : synchroniser MS Outlook avec Skype Entreprise (point violet avec réponses automatiques)

Configurer une absence du bureau avec réponse automatique dans Windows

Avant de configurer votre absence du bureau avec des réponses automatiques, vous devez vérifier quel type de compte Outlook vous possédez, car cela dépendra des étapes à suivre :

1. Dans Outlook, cliquez sur "Fichier" > "Paramètres du compte".

   

2. Sélectionnez « Paramètres du compte » puis vérifiez la colonne « Type » :

   

   • Si vous utilisez un e-mail professionnel, votre compte sera Microsoft Exchange.

     

   • S'il s'agit d'un e-mail personnel comme Gmail, votre compte sera IMAP ou POP3.

Pour configurer une réponse automatique d'absence du bureau pour un compte Microsoft Exchange :

1. Lancez Outlook puis sélectionnez "Fichier"> "Réponses automatiques".

   

2. Dans la case "Réponses automatiques", cliquez sur "Envoyer des réponses automatiques".

   

   • Vous pouvez définir une plage de dates pour vos réponses automatiques qui s'arrêtera à l'heure de fin ; sinon, vous devrez le désactiver manuellement.

     

   • Utilisez l'option « Règles et alertes » pour configurer votre absence du bureau si l'option « Réponses automatiques » n'est pas là.
3. Saisissez la réponse que vous souhaitez envoyer pendant votre absence dans l'onglet "Dans mon organisation".

   

   • L'option « toute personne extérieure à mon organisation » enverra votre réponse automatique à chaque e-mail.

     

4. Cliquez sur « OK » pour enregistrer.

   

Pour créer un message d'absence du bureau pour votre compte IMAP ou POP3 :

1. Lancez Outlook puis sélectionnez "Fichier" pour afficher les options d'informations de votre compte.

   

2. Sélectionnez "Nouveau message".

   

3. Remplissez le sujet et la réponse de votre modèle.

   

4. Cliquez sur "Fichier" puis "Enregistrer sous".

   

5. Saisissez le nom de votre modèle dans le menu déroulant « Save as type » ; puis cliquez sur "Modèle Outlook (*.oft)".

   

6. Choisissez l'emplacement puis « Enregistrer ».

   

Pour créer la règle d'absence :

1. Cliquez sur « Fichier » > « Gérer les règles et les alertes ».

   

2. Dans l'onglet « Règles de messagerie » dans la boîte « Règles et alertes », sélectionnez « Nouvelle règle ».

   

3. Sélectionnez « Appliquer la règle au message que je reçois » sous « Commencer à partir d'une règle vide », puis « Suivant ».

   

4. Laissez les options des étapes 1 et 2 inchangées pour répondre à tous vos messages, puis « Suivant ».

   

5. Cliquez sur « Oui » pour confirmer la règle pour tous les messages.

   

6. En dessous de « Étape 1 : Sélectionnez une ou plusieurs actions ; » puis cliquez sur « répondre à l'aide d'un modèle spécifique ».

   

7. Sous « Étape 2 : Modifiez la description de la règle », sélectionnez le texte en surbrillance pour un « modèle spécifique ».

   

8. Sélectionnez « Modèles utilisateur dans le système de fichiers » dans l'option « Sélectionner un modèle de réponse » dans « Rechercher dans ».

   

9. Cliquez sur votre modèle puis sur « Ouvrir » > « Suivant ».

   

10. Ajoutez les exceptions requises, puis « Suivant ».

    

11. Appelez maintenant votre règle quelque chose, par exemple, Absent du bureau.
12. Si vous souhaitez démarrer vos réponses automatiques maintenant, laissez l'option "Activer cette règle" cochée puis "Terminer", sinon décochez l'option jusqu'à ce que vous soyez prêt.

    

Noter: pendant votre absence, vous devrez laisser Outlook en cours d'exécution pour envoyer les réponses automatiques.

Pour activer la règle :

1. Cliquez sur « Fichier » > « Gérer les règles et les alertes ».

   

2. Dans « Règles de messagerie » dans « Règles et alertes », localisez votre règle, puis cochez la case à gauche et « Ok ».

   

Enfin, définissez votre présence sur « Active » dans Skype :

Chaque fois qu'un de vos contacts Skype vous recherche, il verra un petit point violet à côté de votre nom. Cela confirme que vous êtes absent du bureau mais toujours disponible et prêt à parler.

1. Connectez-vous à Skype et sélectionnez votre photo de profil dans « Chats ».

   

2. Cliquez sur votre statut actuel, puis sélectionnez « Actif ».

   

Configurer un statut Skype absent et «actif» sur Mac

Noter: Skype Entreprise sur Mac n'offre actuellement pas de détails de présence basés sur un calendrier Outlook. Pour contourner le problème, vous pouvez définir votre statut sur « Actif » avec un message d'état d'absence :

1. Connectez-vous à Skype et cliquez sur votre photo.
2. Sélectionnez « Disponible » dans la flèche déroulante sous votre nom.

Ensuite, pour ajouter votre message d'état :

1. Cliquez sur votre photo, puis sélectionnez « Cliquez pour ajouter un message d'état ».
2. Tapez un message, par exemple, "Je suis actuellement hors ligne…. – ….. S'il vous plaît IM moi.
   • Pour supprimer le message, cliquez simplement dessus, puis appuyez sur « Supprimer ».

Lorsque vos collègues vous rechercheront dans leurs contacts Skype, ils verront que vous êtes absent et disponible.

Option 2 : Synchroniser le calendrier MS Outlook avec Skype (flèche cerclée violette)

Configurer une absence du bureau avec/sans réponse automatique dans Windows

Avant de configurer votre absence du bureau, vous devez vérifier quel type de compte Outlook vous possédez, car cela dépendra des étapes à suivre :

1. Dans Outlook, cliquez sur "Fichier" > "Paramètres du compte".

   

2. Sélectionnez « Paramètres du compte » puis vérifiez la colonne « Type » :

   

   • Si vous utilisez un e-mail professionnel, votre compte sera Microsoft Exchange.

     

   • S'il s'agit d'un e-mail personnel comme Gmail, votre compte sera IMAP ou POP3.

Pour configurer une réponse automatique d'absence du bureau pour un compte Microsoft Exchange :

1. Lancez Outlook puis sélectionnez "Fichier"> "Réponses automatiques".

   

2. Dans la case "Réponses automatiques", cliquez sur "Envoyer des réponses automatiques".

   

   • Vous pouvez définir une plage de dates pour vos réponses automatiques qui s'arrêtera à l'heure de fin ; sinon, vous devrez le désactiver manuellement.

     

   • Utilisez l'option "Règles et alertes" pour configurer votre absence du bureau si l'option "Réponses automatiques" n'est pas là.
3. Entrez la réponse que vous souhaitez recevoir pendant votre absence dans l'onglet "Dans mon organisation". Vous pouvez également laisser la réponse vide.

   

4. L'option « toute personne extérieure à mon organisation » enverra votre réponse automatique à chaque e-mail. Si vous souhaitez laisser la réponse vide, Outlook recommande de sélectionner "Mes contacts uniquement".

   

5. Cliquez sur « OK » pour enregistrer.

   

Pour créer un message d'absence du bureau pour votre compte IMAP ou POP3 :

1. Lancez Outlook puis sélectionnez "Fichier" pour afficher les options d'informations de votre compte.

   

2. Sélectionnez "Nouveau message".

   

3. Remplissez le sujet et la réponse de votre modèle.

   

4. Cliquez sur "Fichier" puis "Enregistrer sous".

   

5. Saisissez le nom de votre modèle dans le menu déroulant « Save as type » ; puis cliquez sur "Modèle Outlook (*.oft)".

   

6. Choisissez l'emplacement puis « Enregistrer ».

   

Pour créer l'instruction d'absence :

1. Cliquez sur « Fichier » > « Gérer les règles et les alertes ».

   

2. Dans l'option « Règles de messagerie » dans la boîte « Règles et alertes », sélectionnez « Nouvelle règle ».

   

3. Sélectionnez « Appliquer la règle au message que je reçois » sous « Commencer à partir d'une règle vide », puis « Suivant ».

   

4. Laissez les options "Étapes 1 et 2" inchangées pour répondre à tous vos messages, puis "Suivant".

   

5. Cliquez sur « Oui » pour confirmer la règle pour tous les messages.

   

6. En dessous de « Étape 1 : Sélectionnez une ou plusieurs actions ; » puis cliquez sur « répondre à l'aide d'un modèle spécifique ».

   

7. Sous « Étape 2 : Modifiez la description de la règle », sélectionnez le texte en surbrillance pour un « modèle spécifique ».

   

8. Sélectionnez « Modèles utilisateur dans le système de fichiers » dans l'option « Sélectionner un modèle de réponse » dans « Rechercher dans ».

   

9. Cliquez sur votre modèle puis sur « Ouvrir » > « Suivant ».

   

10. Ajoutez les exceptions requises, puis « Suivant ».

    

11. Appelez maintenant votre règle quelque chose, par exemple, Absent du bureau.
12. Si vous souhaitez que vos réponses automatiques commencent maintenant, laissez l'option "Activer cette règle" cochée puis "Terminer" ou décochez l'option lorsque vous êtes prêt.

    

Noter: Pendant votre absence, vous devrez laisser Outlook actif pour envoyer les réponses automatiques.

Pour activer la règle :

1. Cliquez sur « Fichier » > « Gérer les règles et les alertes ».

   

2. Dans « Règles de messagerie » dans « Règles et alertes », localisez votre règle, puis cochez la case à sa gauche, puis « Ok ».

   

Enfin, définissez votre présence sur « Off Work » dans Skype :

Chaque fois que l'un de vos contacts Skype vous recherche, il verra une petite flèche violette pointant vers la gauche et un point à côté de votre nom. Cela confirme que vous êtes absent du bureau et « hors travail » ; donc inactif.

1. Connectez-vous à Skype et sélectionnez votre photo de profil dans « Chats ».

   

2. Cliquez sur votre statut actuel, puis sélectionnez « Off Work ».

   

Configurer un statut Skype d'absence et de « hors travail » sur Mac

Noter: Skype Entreprise sur Mac n'offre actuellement pas de détails de présence basés sur un calendrier Outlook. Pour contourner le problème, vous pouvez définir votre statut sur « Off Work » avec un message d'état d'absence :

1. Connectez-vous à Skype et cliquez sur votre photo.
2. Sélectionnez « Hors travail » dans la flèche déroulante sous votre nom.

Ensuite, pour ajouter votre message d'état :

1. Cliquez sur votre photo, puis sélectionnez « Cliquez pour ajouter un message d'état ».
2. Tapez un message, par exemple, "Je suis actuellement hors ligne…. et reviendra..."
   • Pour supprimer le message, cliquez simplement dessus, puis appuyez sur « Supprimer ».

Lorsque vos collègues vous rechercheront dans leurs contacts Skype, ils verront que vous n'êtes pas au bureau et que vous n'êtes pas disponible.

FAQ Skype en cas d'absence du bureau

Pourquoi mon statut Skype « Absent du bureau » s'affiche-t-il toujours ?

Lorsque l'option « Afficher mes informations d'absence du bureau aux contacts » est cochée dans « Outils » > « Options » > « Personnel », votre statut d'absence du bureau s'affichera toujours même lorsqu'il est désactivé dans Outlook.

Si ce n'est pas le cas, essayez de contacter l'équipe de support technique de Microsoft pour obtenir de l'aide.

Puis-je désactiver le statut d'absence du bureau à l'aide de Skype au lieu d'Outlook ?

Skype utilise les informations de votre calendrier Outlook pour mettre à jour votre statut ; par conséquent, vous devrez désactiver votre absence du bureau via Outlook.

Affichage de votre statut d'absence dans Skype

L'outil de messagerie instantanée Skype Entreprise utilise les informations de votre calendrier Outlook pour informer vos contacts Skype de votre statut. C'est pratique pour vos contacts de voir en un coup d'œil si vous êtes absent du bureau et disponible ou absent du bureau et non disponible.

Maintenant que nous vous avons montré les étapes à suivre, nous avons réussi à le configurer : cela a-t-il fonctionné comme prévu ? S'il vous plaît laissez-nous savoir dans la section commentaires ci-dessous.