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Si vous êtes soumis à HIPAA (c'est-à-dire impliqué dans le secteur de la santé), vous devez connaître la conformité HIPAA pour les applications que vous utilisez. À cet égard, Google Meet est en effet conforme à la loi HIPAA. En fait, G Suite dans son intégralité est conforme. Cela inclut de nombreuses applications utiles telles que Google Chat, Google Meet, Google Docs, Google Calendar et bien d'autres.

Lisez la suite pour un aperçu détaillé et des instructions pour utiliser Google Meet sous HIPAA.

Les exigences

Même si Google Meet est conforme à la loi HIPAA, vous devez suivre des règles pour que cela reste ainsi. Tout d'abord, vous devez vous abonner à Google G Suite et utiliser Google Meet en association avec votre compte premium. Notez que la version gratuite de Google Meet n'est pas conforme à la loi HIPAA.

Deuxièmement, pour protéger les PHI (informations de santé protégées) de vos patients et vous conformer à la loi Health Insurance Portability and Accountability Act, vous devez signer un accord d'associé commercial avec Google.

Examinez attentivement le BAA et si vous êtes d'accord avec le contenu, vous pouvez l'accepter. Vous ne pouvez le faire que si vous êtes l'administrateur du compte G Suite utilisé par votre entreprise ou organisation. Voici comment recevoir le BAA :

1. Connectez-vous à la console d'administration Google.
2. Sélectionnez votre profil d'entreprise.
3. Ensuite, appuyez sur Afficher plus, puis sur Légal et conformité.
4. Sélectionnez le bouton Review and Accept concernant le HIPAA BAA.
5. Répondez aux questions, acceptez le BAA. Ne procédez que si vous êtes une entité couverte par HIPAA.

   

Conseils de conformité HIPAA de G Suite

Si vous répondez à toutes les exigences de la section précédente et que vous avez tout complété en conséquence, vous devez encore prendre des mesures. Vous devez savoir quelles parties de G Suite sont conformes à la loi HIPAA :

1. Google Meet (anciennement Hangouts Meet)
2. Google Drive (Docs, Forms, Sheets et Slides)
3. Gmail
4. Google Sites
5. Google Keep
6. Google Agenda
7. Recherche dans le nuage Google

Ce sont les applications qui sont entièrement couvertes. Certaines applications partiellement couvertes incluent Google Hangouts, qui ne propose qu'un chat texte conforme à HIPAA, et Google Voice pour les utilisateurs gérés exclusivement. Le meilleur endroit pour en savoir plus sur la conformité HIPAA liée à G Suite est dans ce document.

Il s'agit d'un guide officiel de mise en œuvre HIPAA fourni par Google. Lisez-le attentivement et partagez-le avec vos employés, afin que tout le monde soit sur la bonne voie. Signer le BAA et utiliser uniquement les fonctionnalités de l'application compatibles HIPAA ne représente que la moitié du travail.

Vous devez vous assurer de garder les RPS en sécurité à tout moment. Utilisez une authentification à deux facteurs, des mots de passe forts et gérez les autorisations que vous accordez aux employés. Vous ne devriez jamais baisser votre garde et devenir complaisant, car c'est à ce moment-là que des erreurs peuvent se produire.

Tirez pleinement parti de G Suite

Outre la visioconférence activée par Google Meet, G Suite propose de nombreux autres outils couverts par HIPAA. Vous avez la messagerie texte avec Google Hangouts, assurez-vous simplement de ne pas utiliser ses fonctionnalités VOIP, vidéo ou SMS.

Google Keep est là pour prendre des notes rapides en déplacement sans soucis. Gmail est l'un des meilleurs clients de messagerie, mais la version G Suite est encore meilleure que la version gratuite. Avec G Suite, vous pouvez obtenir jusqu'à 30 Go d'espace de stockage supplémentaire. De plus, cette version de Gmail est sans publicité.

Google Agenda est mieux utilisé en combinaison avec Google Meet, pour une planification de réunions transparente avec votre équipe. Google Drive est également conforme à la norme HIPAA et constitue une excellente installation de stockage pour toutes sortes de fichiers sur de nombreux appareils. À son tour, Google Docs peut être utilisé pour éditer et afficher ces fichiers.

La liste est longue, mais vous obtenez le point. G Suite est un forfait, et si vous êtes une entité couverte par la HIPAA, vous pouvez en tirer un grand profit.

Réunions conformes à la HIPAA

La visioconférence en ligne avec Google Meet est incroyablement utile, surtout lorsque vous êtes physiquement détaché de vos patients, employés ou clients. Pour les entités couvertes par la HIPAA, il est de la plus haute importance que le service soit entièrement couvert et protège les PHI.

G Suite propose une gamme d'applications étonnantes, toutes conçues pour fonctionner à l'unisson. Laquelle des applications préférez-vous ? Avez-vous réussi à tout mettre en ordre ? Faites-nous savoir dans la section commentaires ci-dessous.